Polityka Prywatności Aplikacji LoadMate

Wersja obowiązująca od dnia 15.07.2026

§ 1 Postanowienia ogólne

• Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników aplikacji mobilnej LoadMate (dalej: „Aplikacja").
• Administratorem danych osobowych jest Marcin Dróżdż, Gułowska 9/2, 03-987 Warszawa, NIP: 5342430485, REGON: 524630327 (dalej: „Administrator").
• Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: kontakt@loadmate.pl.
• Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji LoadMate.

§ 2 Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Użytkowników:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu;
• dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej: NIP, adres siedziby;
• dane Pojazdu: numer rejestracyjny, typ, parametry techniczne, lokalizacja i dostępność zgłaszana przez Użytkownika;
• dane transakcyjne: informacje o zakupionych Pakietach, historia płatności (bez danych karty płatniczej, które przetwarzane są wyłącznie przez operatora płatności);
• dane techniczne: adres IP, identyfikator urządzenia, dane o systemie operacyjnym, dane z logów Aplikacji, token powiadomień push;
• treść korespondencji kierowanej do Administratora (np. w ramach reklamacji lub zapytań).

§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w następujących celach:

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (rejestracja Konta, obsługa Pakietów, pośredniczenie w kontakcie z Partnerem Spedycyjnym) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• Obsługa płatności i wystawianie faktur — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi;
• Rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
• Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Aplikacji, w tym wykrywanie nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• Wysyłka powiadomień push oraz e-mail dotyczących Ofert i statusu Konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jako element realizacji usługi);
• Wysyłka informacji marketingowych i handlowych — wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody Użytkownika — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgoda może zostać wycofana w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 4 Odbiorcy danych

W związku ze świadczeniem usług, dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Partner Spedycyjny — w zakresie danych Pojazdu i danych kontaktowych, niezbędnym do przekazania Oferty i zawarcia Umowy Przewozu;
• Operator płatności PayNow — w zakresie danych transakcyjnych, niezbędnym do realizacji i rozliczenia płatności;
• Dostawca infrastruktury bazodanowej i hostingowej (Supabase, serwery zlokalizowane w Irlandii) — w zakresie danych Konta i danych technicznych, jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora;
• Dostawca usług powiadomień push (Firebase Cloud Messaging, Google) — w zakresie tokenu urządzenia i treści powiadomienia;
• Dostawca usług wysyłki wiadomości e-mail (Resend, serwery zlokalizowane w Irlandii) — w zakresie adresu e-mail i treści wysyłanej korespondencji;
• Podmioty świadczące usługi księgowe i prawne na rzecz Administratora — w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

Z każdym z wymienionych podmiotów przetwarzających dane w imieniu Administratora zawarta została umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodna z art. 28 RODO.

§ 5 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

• Dane osobowe przetwarzane przez dostawcę infrastruktury bazodanowej i hostingowej (Supabase) oraz dostawcę usług wysyłki wiadomości e-mail (Resend) przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium Irlandii, a więc w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W tym zakresie nie dochodzi do transferu danych poza EOG.
• Dostawca usług powiadomień push (Firebase Cloud Messaging, Google) może przetwarzać dane osobowe (token urządzenia, treść powiadomienia) również na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.
• W zakresie, w jakim dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej (art. 46 RODO) lub innego mechanizmu zapewniającego odpowiedni stopień ochrony danych, zgodnego z RODO.
• Użytkownik może uzyskać informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy transferze danych, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@loadmate.pl.
• Niezależnie od standardowych klauzul umownych, transfer danych do dostawcy usług powiadomień push (Google) może odbywać się również na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, o ile dany podmiot posiada aktualną certyfikację w tym programie.

§ 6 Okres przechowywania danych

• Dane osobowe przechowywane są przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług (tj. do czasu usunięcia Konta).
• Dane zawarte na fakturach oraz inne dane wymagane przepisami podatkowymi przechowywane są przez okres 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowywane są do czasu przedawnienia tych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowywane są do czasu jej wycofania.
• Dane techniczne oraz pozostałe dane Konta, niepodlegające odrębnym obowiązkom przechowywania wskazanym powyżej, są usuwane lub anonimizowane w terminie 90 dni od dnia usunięcia Konta, w tym w ramach rutynowego cyklu nadpisywania kopii zapasowych.

§ 7 Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania (poprawienia) danych;
• usunięcia danych, w zakresie w jakim nie stoją temu na przeszkodzie inne obowiązki prawne Administratora;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych do innego administratora;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec profilowania, jeśli byłoby stosowane;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu realizacji powyższych praw Użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@loadmate.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

§ 8 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

• Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Użytkownika.
• Przekazywanie Ofert Użytkownikom odbywa się z udziałem Partnera Spedycyjnego i nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 9 Bezpieczeństwo danych

• Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zidentyfikowanego ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji danych oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych.
• Dostęp do danych Konta zabezpieczony jest indywidualnym mechanizmem uwierzytelniania. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności swoich danych dostępowych.

§ 10 Pliki cookies i podobne technologie

• Strona internetowa loadmate.pl może wykorzystywać pliki cookies w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania oraz w celach statystycznych.
• Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie.
• Aplikacja mobilna LoadMate nie wykorzystuje plików cookies; dane techniczne gromadzone są za pośrednictwem mechanizmów właściwych dla systemu Android, opisanych w § 2.

§ 11 Zmiany Polityki Prywatności

• Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu świadczonych usług lub zmiany dostawców przetwarzających dane w imieniu Administratora.
• O zmianie Polityki Prywatności Użytkownik zostanie poinformowany za pośrednictwem powiadomienia w Aplikacji lub wiadomości e-mail, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
• Aktualna wersja Polityki Prywatności dostępna jest zawsze na stronie internetowej loadmate.pl oraz w Aplikacji.

§ 12 Postanowienia końcowe

• W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych.
• Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 15.07.2026.